Составление документов в сфере ВЭД на английском языке. Особенности и правила ведения деловой переписки

Современное интегрирующее общество настоятельно требует от конкурентоспособного специалиста владения навыками профессиональной коммуникации в расширяющихся границах межкультурного, глобализирующегося экономического и правового пространства. В особенности это относится к специалистам в области внешнеэкономической деятельности, для которых одним из условий профессиональной компетентности становится свободное владение иностранным языком. Именно наличие умений и навыков грамотно и результативно общаться в рамках деловых отношений с зарубежным партнёром является необходимым условием успешной работы.

Известно, что английский язык в силу объективных условий (экономической, политической, идеологической экспансии англоязычного мира) стал неким единым коммуникативным средством общения.

Специалист в сфере ВЭД в своей работе должен применять английский язык как в процессе проведения таможенного декларирования, так и при решении иных задач.

Для экономиста по внешнеэкономическим связям одним из ключевых навыков также является обладание основами делового общения на английском языке.

Деловое общение на английском языке в целом включает в себя:
– деловую переписку в письмах и по электронной почте,
– составление внешнеторговых контрактов,
– презентации и выступления на деловых встречах,
– телефонные разговоры и переговоры,
– а также реальные ситуации, возникающие в процессе бизнес-коммуникации.

К сожалению, не все участники ВЭД имеют в своем штате компетентных специалистов, в полной мере владеющих вышеуказанными навыками. Отсюда и возникает проблема корректного перевода при ведении бизнеса, составлении внешнеторговых документов и в иных случаях.

Недостатки переводов контрактов могут стать серьезными проблемами в отношениях с иностранными партнерами по контракту, при предъявлении контрактов в банке, на таможне, в налоговые и другие контролирующие органы РФ и даже стать предметом отдельного судебного рассмотрения.

Поэтому при переводе контракта необходимо использовать следующие приемы и методы:

1) Подбор переводческих соответствий.

Таковые могут быть основаны на используемых в практике ВЭД формах международных документов.

2) Правильное размещение двуязычного текста.

Для оформления преамбулы и текста контракта листы бумаги обычно делятся вертикально пополам. Если российская компания как сторона договора в преамбуле называется первой, то в левой половине листа бумаги оформляется текст по-русски, а в правой стороне листа параллельно русскому тексту излагается текст соответствующего смыслового абзаца на иностранном языке (по-английски).

3) Правильное употребление терминов.

В особенности при использовании сокращений.

4) Правильное указание имен собственных.

С учетом методов транслитерации, транскрипции, калькирования.

5) Соблюдение единой двуязычной терминологии.

6) Детализация важных условий.

Чтобы исключить двусмысленность, неясность, неопределенность.

7) Использование синтаксических конструкций и языковых клише, свойственных деловому английскому.

8) Ясность, точность, четкость изложения.

Таким образом, можно сделать вывод, что перевод текстов официально-делового стиля (контракты, претензии, сертификаты, отгрузочные документы и т.д.) должен адекватно передавать смысл оригинала в форме, насколько это возможно, близкой к оригиналу. Отступления возможны лишь в том случае, если они оправданы особенностями языка оригинала и языка перевода, а также требованиями стиля. Текст перевода должен стилистически соответствовать исходному тексту. Например, при переводе юридических и экономических текстов специальная лексика и обороты не должны подменяться синонимичными лексическими единицами и оборотами нейтрального стиля и т. д.

В процессе ведения ВЭД компании также могут столкнуться с запросами перевода определенных документов от таможенных органов.

Представление перевода может потребоваться при декларировании и выпуске товаров не только от юридических лиц при ввозе товаров для коммерческого пользования, но также и от физических лиц в отношении товаров, ввозимых для личного пользования.

Санкций за непредставление таможенным органам переводов документов и сведений не предусмотрено, однако необходимо понимать, что от качества и своевременности представления переводов в контролирующий орган, выставивший соответствующее требование, будет зависеть скорость завершения таможенного контроля. В частности, особо важную роль это может играть при контроле документов до выпуска товара. Поэтому обращение к профессиональным переводчикам (либо наличие в штате сотрудника со знанием английского языка) может косвенно снизить возможные временные издержки, а также связанные с ними финансовые потери, вызванные увеличением сроков выпуска товаров.

Другой пример. Нередко участники ВЭД сталкиваются с необходимостью получения предварительного классификационного решения. Это официальный документ, выдаваемый таможенным органом по установленной форме, в котором содержатся наименование товара, описание его характеристик и десятизначный код ТН ВЭД ЕАЭС. Для определения кода ТН ВЭД, в числе прочего, требуется технический паспорт, который зачастую представлен на английском языке. Если документы, необходимые для принятия предварительного решения, представлены заявителем на иностранном языке, то необходимо представить нотариальные копии таких документов на иностранном языке с переводом на русский язык. Сложность технического перевода, прежде всего, состоит в том, что при переводе данных требуется передача основного смысла текста с сохранением терминологии, всех технических стандартов и норм.  Необходимо сохранять точность, последовательность и логичность повествования, чтобы не возникло вопросов при определении кода ТН ВЭД.

Ведение деловой переписки.

Процесс деловой коммуникации отражает особенности языка, культуры, традиций различных стран. Эти особенности нужно учитывать при составлении совместных документов и ведении переписки с зарубежными партнерами.

Существуют следующие типы деловых писем:

– предложения,
– запросы от потенциальных клиентов,
– ответы на запросы,
– заказы, размещенные клиентом,
– страхование,
– согласование условий платежа,
– уведомления об отправке/получении товаров,
– выставление счетов и тд.

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуются рядом правил.

Можно выделить следующий типовой состав зон делового коммерческого письма:

  1. Заголовок письма (Issuer Field).
  2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).
  3. Дата (Date).
  4. Адресат (Address).
  5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
  6. Обращение (Solution).
  7. Общее содержание письма (Subject Line).
  8. Текст письма (Body of the Letter).
  9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).
  10. Подпись (Signature).
  11. Приложения (Enclosure).
  12. Указание на рассылку копий (CC Notation).

При ведении деловой переписки следует строго избегать следующего:

– невнятная тема письма,
– фамильярное приветствие,
– отсутствие контекста,
– сокращения и заискивания (особенно если нет уверенности, что контрагенту они будут понятны) и т.д.

Таким образом, деловая переписка на английском языке – важный элемент ведения бизнеса в сфере ВЭД. От ее особенностей зависит то, в каком свете предстанет компания перед своими клиентами или деловыми партнерами. Для создания положительного образа надежной компании, которой можно доверять и с которой можно вести дела, необходимо иметь представление о нормах, правилах этикета деловой переписки. Соблюдение вышеуказанных норм, правил обязательно будет способствовать успешности бизнеса в целом.

Поиск грамотного и профессионального переводчика, имеющего опыт работы в сфере ВЭД, не всегда представляет собой простую задачу. Одно из предлагаемых решений – обратиться за помощью в специализированную юридическую компанию, которая, в свою очередь, поможет подобрать исполнителя под конкретную задачу, связанную с переводом документов или ведением переписки.

Более подробно о секретах внешнеэкономической деятельности, вы узнаете в наших соцсетях InstagramFacebook и ВКонтакте, а также в еженедельно обновляемых разделах Вопрос-ОтветиПубликациина нашем сайте.

Удачи в бизнесе!

Екатерина Бекшаева
Профессиональный переводчик в сфере ВЭД
Партнёр Юридической фирмы «ЮРВЕСТ»

Опубликовано 02.03.2021

Как перевозчику оформить пропуск на МКАД?

Как возвратить дорожный сбор в Германии?

Как проверить контрагента?

Как обжаловать постановление о штрафе в Евросоюзе?

Как правильно заполнить Дозвол на перевозку?

Как получить свои деньги за неоплаченный фрахт?

Как оперативно консультироваться в ЮРВЕСТ 24/7?

Как возвратить задержанный таможней товар по административному делу?

Ространснадзор. Как избежать штрафа в размере 200 000 рублей?

Как получить сертификат о форс-мажорных обстоятельствах в Китае / Евросоюзе?

Как проверить запреты и ограничения при транзите и импорте товаров?

Как на 30% снизить расходы своей компании на ВЭД?

Санкционный аудит. Как вывести продукт на рынок США?

Как зарегистрировать товарный знак в ТРОИС?

Как обжаловать решение таможни о классификации товара?

Как получить предварительное классрешение?

Как правильно составить внешнеторговый контракт?

Как избежать крупный штраф за нарушение валютного контроля?