Легализация документов для участников ВЭД в Китае

При ведении международного бизнеса, взаимодействии с иностранными контрагентами и государственными органами рано или поздно встает вопрос использования на территории своей страны документа, местом происхождения которого является иностранное государство (или наоборот). Разумеется, чтобы иностранный документ «котировался» в вашей стране, он должен пройти соответствующие процедуры легализации.

Под легализацией понимается осуществление определенных действий с документом, направленных на придание юридической силы документу в другом государстве. Иными словами, документ, выданный (или оформленный) на территории иностранного государства, не имеет никакой юридической силы на территории вашей страны ровно до тех пор, пока он не будет легализован.

Необходимо понимать, что иностранный документ без легализации – это обычная бумажка, использовать которую на территории своей страны вы не сможете (нелегализованный документ не примет суд, арбитраж и другие органы государственной власти) – это требование законодательства.

Легализация (апостиль и консульская легализация) служит удостоверением легальности документа, подтверждает правомочия органа и/или лица, выдавшего документ.

В настоящий момент существует всего два механизма по легализации иностранного документа – апостилирование и консульская легализация.

Стоит отметить, что данные процедуры, по своему результату, являются однотипными, но используются указанные процедуры в отношение разных стран.

Так, например, документ, выданный в России, для использовании в Испании, необходимо апостилировать, но для использования этого же документа на территории Материкового Китая необходима консульская легализация.

Почему же существует две разные процедуры для разных стран?

Связано это с тем, что апостилирование документов регламентируется Гаагской Конвенцией «Об отмене требований легализации иностранных официальных документов» 1961 года.

Данная Конвенция отменяет процедуру консульской легализации и вводит аналог, более быструю и упрощенную процедуру – апостилирование.

Важным аспектом является то, что консульская легализация заменяется на апостилирование не для всех государств, а лишь для участников указанной Конвенции. Более того, многие страны, являющиеся участниками Конвенции, признают и оформляют как апостиль, так и консульскую легализацию (НО не все!).

Не являющиеся, или частично являющиеся участниками Конвенции государства, могут частично признавать апостиль, а также признавать и консульскую легализацию. Одним из таких государств является Китай (Материковый Китай) – о нем мы расскажем подробнее.

Китайская Народная Республика (КНР) включает в себя ряд особенных регионов – Специальный административный район (САР) Гонконг и САР Макао. Когда речь идет о процедуре легализации документов, следует понимать, что КНР является участником Конвенции лишь частично – апостилирование документов допускается лишь в (и для) САР Гонконг и САР Макао. Остальная часть Поднебесной, называемая Материковым Китаем, допускает лишь процедуру консульской легализации. Говоря простым языком, если вы хотите использовать документ на территории Материкового Китая, выданный в РФ, вам необходимо пройти процедуру консульской легализации.

Та же процедура используется и в случае обратном – когда документ выдан на территории Материкового Китая и будет использован на территории РФ.

Апостиль же используется только в случае оборота документов, выданных в (и для) САР Гонконг и САР Макао.

Как указано выше, апостилирование – это упрощенная процедура придания юридической силы документу для использования на территории другого государства. Сроки данной процедуры составляют, как правило, одну-две недели, а этапы представляют собой перевод, нотариальное удостоверение, проставление апостиля в Министерстве Юстиции.

Процедура консульской легализации же является более сложной и включает в себя четыре этапа:

1 ЭТАП: Перевод и нотариальное удостоверение;

2 ЭТАП: Удостоверение отметки нотариуса в Минюсте РФ;

3 ЭТАП: Удостоверение отметки Минюста РФ в МИД РФ;

4 ЭТАП: Удостоверение отметки МИД РФ в Консульстве государства, где документ будет использован.

Сроки всей процедуры консульской легализации, как правило, занимает не менее 4-х недель.

Процедура, осуществляемая на территории Материкового Китая, выглядит таким же образом, за исключением 2-го этапа – нотариус в КНР фактически является сотрудником Министерства Юстиции, поэтому удостоверение его отметок не требуется.

К процедуре консульской легализации следует относиться очень внимательно, так как любой промах может привести к отказу в легализации!

Необходимо привести документ в надлежащий вид в соответствии с требованиями законодательства и Консульства страны использования – надлежащим образом оформить копии, проставить необходимые отметки, грамотно осуществить перевод, должным образом обосновать причину легализации документа.

Как правило, предприниматели, самостоятельно занимающиеся консульской легализацией, не редко допускают ошибки в оформлении, что приводит к потерянному времени, силам и нервам.

Следует понимать, что помимо грамотного оформления, документ необходимо физически предоставлять во все инстанции и заранее записываться на прием.

Как правило, российским предпринимателям необходима консульская легализация следующих документов: доверенность, сертификат, бизнес-лицензия, подтверждение форс-мажора, выданные в КНР, и наоборот – свидетельство о регистрации ООО, паспорт, судебное решение и пр., выданные в РФ.

Например, российская компания, являющаяся импортером, участвует в судебном процессе с конечным заказчиком товара и ей необходимо предоставить сертификат о подтверждении форс-мажора, выданный Китайской торговой палатой.

В данном случае следует оформить документ в Торговой палате КНР, перевести его на русский язык, нотариально удостоверить его в Китае, затем передать в Канцелярию иностранных дел КНР, а уже после – в Консульство РФ в Китае.

Только после завершения всех указанных процедур документ обретет юридическую силу и будет принят российским судом.

Напоминаем Вам, что наша команда оказывает услуги по апостилированию и консульской легализации документов во многих государствах мира, в том числе и в Китайской Народной Республике.

Наличие собственных представительств, а также широкого круга партнерских организаций, позволяет нам оперативно и с минимальными затратами легализовать любой документ, выданный в иностранном государстве.

Для снижения финансовых рисков в работе с китайскими партнёрами, заблаговременно позаботьтесь о безопасности своего бизнеса и обращайтесь за помощью к компетентным специалистам в этой сфере.

Более 1000 ответов на вопросы в сфере таможенного дела, международных перевозок, внешнеэкономической деятельности, Вы узнаете в еженедельно обновляемых разделах Вопрос-Ответ и Публикации на нашем сайте.

Подписывайтесь на нашу рассылку в Instagram, Facebook, ВКонтакте, Telegram прямо сейчас и узнавайте ответы на свои вопросы первыми!

Удачи в бизнесе!

Илья Добрынин
Партнёр Юридической фирмы «ЮРВЕСТ» в Китайской Народной Республике

Опубликовано 23.11.2021

Оформление пропуска на МКАД

Как обезопасить свой бизнес при работе с Китаем?

Как проверить контрагента?

Как обжаловать постановление о штрафе в Евросоюзе?

Как правильно заполнить Дозвол на перевозку?

Как получить свои деньги за неоплаченный фрахт?

Как оперативно консультироваться в ЮРВЕСТ 24/7?

Как возвратить задержанный таможней товар по административному делу?